En stejl stigning i antallet af dosiskunder stiller krav til apotekets håndtering af opgaven. På Birkerød Apotek og Esbjerg Jerne Apotek har man organiseret opgaven på to forskellige måder. Det ene sted er det en specialistopgave, mens man det andet sted inddrager alle medarbejderne.
)
Stadig flere kommuner får øjnene op for dosispakket medicin, og det kan mærkes på apotekerne. De seneste tre år er antallet af borgere, der får dosispakket deres medicin, gået stødt op ad. Alene i 2024 var der en stigning på omkring 20 procent, og i dag får omkring 58.000 borgere dosispakket deres medicin.
Det stiller krav til apotekets håndtering af opgaven. Der skal oprettes langt flere dosiskort nu end tidligere, og opgaven med at pakke og koordinere udleveringerne til plejecentrene er mere omfattende. Dertil kommer håndteringen af restordrer eller ændringer i dosisrullen, som skal koordineres med pakkeapoteket og lægen.
Det stiller krav til, at opgaven er sat i system på apotekerne. Men hvordan, findes der ikke et svar på. Det er Birkerød Apotek og Esbjerg Jerne Apotek gode eksempler på. De oplever begge, at dosiskunderne strømmer til, og de har stort fokus på at optimere arbejdet. Men når det kommer til organiseringen af opgaven, har de to apoteker valgt to meget forskellige løsninger.
Ikke noget rigtigt og forkert
Mens man på Esbjerg Jerne Apotek har et specialiseret dosisteam bestående af tre farmakonomer, har man på Birkerød Apotek valgt, at alle medarbejdere skal kunne håndtere den dosispakkede medicin. Og det ene er ikke mere rigtigt end det andet, hvis man spørger Lena Skov Andersen, som er Apotekerforeningens kredskonsulent på Sjælland. Hun har stor viden om dosispakket medicin og har som kredskonsulent arbejdet sammen med apoteker, kommuner, regioner og andre samarbejdspartnere om dosispakket medicin.
”Der kan være fordele og ulemper ved begge modeller, så det handler i bund og grund om at finde den model, som passer bedst til den øvrige organisering af opgaver på apoteket,” lyder det fra Lena Skov Andersen.
Hun oplever, at langt de fleste apoteker, lige som Esbjerg Jerne Apotek, har et fast dosisteam, som tager sig af opgaven. Men i takt med, at efterspørgslen på dosispakket medicin stiger, kan det måske give mening for nogle at omstrukturere opgaven, så flere medarbejdere er inde over - som på Birkerød Apotek.
Da den sidste dosis-ansvarlige på apoteket gik på pension, var det tid til at organisere arbejdet på en ny måde, som gav mere fleksibilitet, fortæller Helle Kremmer, som er farmaceut og souschef på Birkerød Apotek.
”Vi oplevede, at det var sårbart, når dosisteamet holdt ferie eller var syge, og i takt med den store stigning af dosiskunder synes vi, at det gav mening at udvide området, så det er en opgave, alle medarbejdere kan håndtere, ” siger Helle Kremmer.
)
Oplæring tager tid
Derfor arbejder apoteket lige nu på at oplære alle medarbejdere i at varetage opgaven. Det er dog ikke noget, man lige gør på en uge eller en måned. En af udfordringerne er, at det kan være svært at planlægge opgaven. Man ved aldrig, hvornår man får nye akutte dosiskunder, eller hvornår der skal laves ændringer i dosis. Det gør det svært at sætte tid af i kalenderen til oplæring, fortæller Helle Kremmer.
Samtidig er den faste bestilling af dosisruller en opgave, man kun laver hver 14. dag, og der går derfor en rum tid, før man laver opgaven igen. Det betyder, at det tager tid, før man får arbejdsgangene ind under huden.
”Oplæring af alle sker ikke fra den ene dag til den anden, men det er vi indstillet på. På den lange bane er vi sikre på, at det er godt givet ud,” siger Helle Kremmer.
Hun oplever, at medarbejderne har stort gå-på-mod i forhold til opgaven. Men de har også gjort meget ud af at tale om, at det er ok, at man begår fejl. Det kræver blot ekstra supervision, så eventuelle fejl fanges, før dosisrullerne sendes afsted.
)
Et fast team
På Esbjerg Jerne Apotek har man i stedet valgt at specialisere håndteringen af dosispakket medicin. Det betyder, at man har et fast team bestående af tre farmakonomer, som står for opgaven. En af dem er Gitte Schultz. Hun er farmakonom og har været dosisansvarlig i omkring 15 år.
Hun oplever, at det giver en tryghed, at alle i teamet er specialiseret i opgaven og går til den på samme måde.
”Vi har organiseret det sådan, at vi har nogle faste dosisdage hver 14. dag, hvor vi opretter og bestiller dosis. Det fungerer godt, fordi alle i dosisteamet er en del af den samme rutine, og det gør også, at det er nemt at overtage opgaven fra en anden i teamet,” siger Gitte Schultz.
Værdistrømsanalyse gav indsigt
For nogle år siden foretog de en såkaldt værdistrømsanalyse af dosisopgaven for at se, hvordan man kunne optimere de forskellige arbejdsgange og på den måde frigive ressourcer. Her blev man både klogere på lavpraktiske ting – for eksempel, at det er bedre at pakke dosisrullerne i papirposer i stedet for plastikposer, fordi papirposerne er nemmere at scanne - men der blev også kigget på, hvordan man systematiserer bestillingerne og løbende makulerer recepter og andre beskeder, når der er fulgt op på dem.
Samtidig blev man opmærksom på, at der blev brugt for meget tid på at efterindhente diverse oplysninger, når kunder mødte op i skranken og bad om ændringer på dosisrullen. Derfor blev alle medarbejdere sat ind i præcis, hvilke oplysninger de skulle notere ned, så dosisteamet ikke skulle bruge tid på at kontakte kunden efterfølgende.
”Jeg synes, værdistrømsanalysen har gjort, at vi har fået en god struktur på vores arbejde, og på den måde har vi jo gjort det nemmere for os selv,” fortæller Gitte Schultz.
Det gode samarbejde
Selvom de to apoteker arbejder forskelligt med dosisopgaven, har de samme tilgang, når det kommer til samarbejdet med andre parter. Her gør begge apoteker noget ud af at skabe en god relation til både lægehuse, hjemmeplejen og plejecentrene.
På Esbjerg Jerne Apotek har de blandt andet inviteret lægesekretærerne på besøg, så de kunne blive klogere på dosissystemet.
På Birkerød Apotek tager Helle Kremmer og kollegaer også ud til både hjemmeplejen, plejecentrene og de praktiserende læger. Sådan sikrer de fælles fodfæste i forhold til, hvem der gør hvad, for eksempel i forbindelse med restordre. De instruerer også gerne lægen i, hvordan man opretter nogle af de mere ”besværlige” dosisruller til kunder, som for eksempel ikke tager medicin hver dag.
Det tager tid, men de gode relationer er godt givet ud og får tingene til at glide nemmere i hverdagen, vurderer Helle Kremmer.
”Ved at bruge tid på en god dialog med kommune og læger undgår vi mange fejl, og vi sparer dermed tid i hverdagen. Det gør også, at både læger og plejepersonale oplever, at det er nemt lige at ringe til os, hvis der er noget, de er i tvivl om. Den løbende dialog får tingene til at glide, ” siger Helle Kremmer.
Fælles for begge apoteker er også, at de har en stigning i antallet af kunder, som selv har valgt, at de vil have dosispakket deres medicin, og som selv henter medicinen på apoteket.
”Vi kan se, at flere og flere får øjnene op for fordelene ved dosispakket medicin. Også de borgere, som ellers klarer sig selv og bor i egen bolig. Det er dejligt at opleve, at vi kan hjælpe med at gøre hverdagen nemmere for så mange,” siger Gitte Schultz.
)