Apoteker Christina Weidemann har siden 2009 kørt Åbybro Apotek og de tre tilhørende filialer som en teamorganisation, hvor hvert team har fuld beslutningskompetence. Det har både resulteret i tilfredse medarbejdere, som oplever at have reel medbestemmelse, og frigivet ressourcer hos apotekeren selv.
)
Hvordan fik du idéen til at lave en teamorganisation?
Opgaver på apoteket risikerer nemt at falde imellem to stole, når den, der er hovedansvarlig for opgaven, ikke er til stede, og afløseren ikke er helt inde i, hvordan opgaven løses. Så da jeg selv blev apoteker, var jeg på et kursus for nye apotekere, og her kom jeg til at tale med apoteker Asger Rosenkilde om fordelene ved en teamorganisation.
Hvordan kom I i gang med den nye organisationsform?
Jeg vidste, at jeg ville lave en teamorganisation, men ikke hvordan vi skulle komme i gang. Så jeg fik fat i en facilitator, og hele apoteket mødtes en lørdag og en søndag eftermiddag i et sommerhus, hvor vi i fællesskab fik lavet en struktur for den nye organisationsform.
Hvordan fungerer det i praksis?
Vi har ni teams i alt: Logistik, Salg, Faglig Udvikling, Bogholderi, Veterinær, Dosis, Ledelse, Kvalitet og Forsendelse. De fleste medarbejdere er med i flere teams, og man vælger selv hvilke. Hvis man har lyst til at prøve nye teams, kan man også det. Teamene har fuld beslutningskompetence og kan dermed tage beslutninger uden min godkendelse. Dosisteamet har for eksempel valgt, at vi skal samle dosis på en af vores afdelinger, så det har vi gjort.
Hvordan gør det hverdagen lettere?
Det sikrer, at opgaverne bliver løst, og at ting ikke bliver glemt, for alle ved, hvem der har ansvar for hvad. Er der travlt, så ved alle, at der er nogen, der samler bolden op på de forskellige opgaver, når der er overskud igen. Når man holder ferie, kan man slappe helt af, for man ved, at de andre i teamet løser opgaverne.
Hvilke erfaringer har I gjort jer gennem årene?
Generelt er der stor respekt imellem teamene, og når et team tager en beslutning, bakker resten af apoteket op om den. Men det er utrolig vigtigt, at de enkelte teams kommunikerer beslutningerne ud til resten af apoteket, så alle er med på, hvad en given beslutning kommer til at betyde. Det arbejder vi stadig med. Det er også vigtigt, at der er afsat tid til at arbejde i teamene. Vi holder morgenmøde en gang om ugen, men hver anden gang bliver morgenmødet brugt på teamarbejde. De enkelte teams kan selv planlægge, hvordan de vil bruge timerne, og om de for eksempel vil samle timer sammen og så holde et lidt længere aftenmøde i stedet, hvis de har et større projekt.
Vil du anbefale organisationsformen til andre apotekere?
Jeg vil klart anbefale det til andre, fordi det er med til at frigive ressourcer for apotekeren og ikke mindst, fordi det giver tilfredse medarbejdere, som oplever, at de får et reelt ansvar, hvor de kan tage beslutninger og dermed har indflydelse på, hvordan apoteket er organiseret.
Er der noget, man skal være opmærksom på?
Som apoteker skal man turde slippe tøjlerne og afgive ansvar. Man skal have tillid til, at medarbejderne kommer til en efter behov. Og så skal man være opmærksom på, at mange, men ikke alle, medarbejdere motiveres af at have ansvar. Desuden skal nye medarbejdere have tid til at finde sig til rette i den nye arbejdsform. Der går ofte et års tid, før de for alvor begynder at byde aktivt ind i teamene, og det er helt okay. Man skal også vide, at sådanne nogle teams har en livscyklus. Der er perioder, hvor de kører rigtig godt og perioder, hvor de lige tager et dyk, og så skal man som leder være opmærksom på at spørge, om der er noget, man kan hjælpe med for at få tingene til at køre igen.