Med otte forskellige apotekerenheder har apoteker Anja Claudia Hoffmann valgt at ansætte tre souschefer for at sikre synlig ledelse for de mere end 80 medarbejdere.
Apoteker Anja Claudia Hoffmann begyndte med én bevilling i Rudkøbing. Nu otte år senere består hendes virksomhed af tre bevillinger fordelt på otte enheder med over 80 medarbejdere.
”Jeg havde oprindelig ingen ambitioner om at få en stor virksomhed, men ydre forhold betød, at apoteket i Rudkøbing pludselig gik fra at have en gennemsnitlig størrelse til at være et mini- apotek. For at gøre forretningen robust blev jeg nødt til at udvide. Først blev bevillingen i Bellinge ledig, og senere kom Svendborg til,” fortæller hun.
Organisationen har udviklet sig i takt med de nye bevillinger.
”Hver bevilling har sin egen souschef, en kampagne- og kædeansvarlig, en tillidsrepræsentant og en arbejdsmiljørepræsentant. Strukturen giver et tydeligt ledelsesansvar og sikrer, at ledelsen er tæt på i hverdagen,” siger Anja Claudia Hoffmann.
”Samtidig høster vi fordelene ved at samarbejde på tværs om overordnede forhold som bogholderi, strategiudvikling med videre,” tilføjer hun.
Ledelsesgruppen består af apotekeren og de tre souschefer, som mødes én gang hvert kvartal som minimum. Derudover holder Anja Claudia Hoffmann bilaterale møder med de enkelte souschefer.
”Jeg besøger hver hovedbevilling mindst én gang om ugen, men jeg når ikke rundt til alle filialerne hver uge.”
Sender ugebrev hver mandag
En virksomhed fordelt på flere lokationer og med mange medarbejdere kræver god kommunikation, understreger Anja Claudia Hoffmann.
”På alle mine arbejdspladser har medarbejderne altid efterspurgt mere information i arbejdspladsvurderingen. Så hver mandag sender jeg et ugebrev til personalet via intranettet.”
Brevet består af en blanding af nyt om virksomheden, faglige input fra nogle af de mange udvalg og netværk, hun er medlem af, og lidt fra hjemmefronten. ”Jeg synes, det er vigtigt, at medarbejderne også kender til den side af mig – privatpersonen Anja.”
At ugebrevet er populært blandt medarbejderne, kan én af koncernens tre souschefer, farmaceut Julie Valentin, bekræfte.
”Personalet kan godt lide at høre nyt om arbejdspladsen. Det kan være et brief fra et bestyrelsesmøde eller nyt om, hvad der sker i kredsarbejdet i Apotekerforeningen, hvor Anja er næstformand for Sydjyllands kreds,” fortæller Julie Valentin.
”Anja tager også nogle gange situationer op fra skranken, så vi får ensrettet vores ekspeditioner og talt om, hvad vi gør, hvis en kunde for eksempel bliver opfarende.”
I ugebrevet skriver Anja Claudia Hoffmann også, hvornår hun er på de forskellige lokationer.
”Medarbejderne kan selvfølgelig altid ringe til mig. Muligheden for personlig kontakt er vigtig, hvad enten jeg sidder ude bagved på kontoret eller indgår i vagtskemaet i skranken et par timer,” siger apotekeren.
- Julie Valentin, farmaceut og souschef på Sct. Nicolai Apotek
Helt ny arbejdsdag
Julie Valentin har været tilknyttet Sct. Nicolai Apotek i Svendborg on/off, siden hun var farmakonomstuderende i 2011, og hun var konstitueret leder, da Anja Claudia Hoffmann overtog bevillingen og udnævnte hende til souschef.
”Min arbejdsdag har ændret sig markant. Tidligere løste jeg selv mange opgaver på ’gulvet’, mens jeg i dag bruger jeg størstedelen af min tid på koordinering, sparring, beslutninger og opfølgning med medarbejderne på tværs af organisationen. Jeg tager mig af rekruttering og onboarding, og naturligvis også driftsudfordringer, og sørger for de rette rammer, så mine mere end 50 medarbejdere kan lykkes i jobbet,” siger Julie Valentin.
Hun definerer sin rolle som bindeled mellem apotekeren og resten af organisationen.
”Som farmaceut har jeg et fagligt ansvar for udvikling, kvalitet, instrukser og efterlevelse af lovgivning, men mit primære fokus er ledelse. Jeg skal skabe struktur, udstikke retning og sikre, at vi når vores mål.”
Både Julie Valentin og Anja Claudia Hoffmann mener, at tillids- og arbejdsmiljørepræsentanten spiller en central rolle som samarbejdspartner i forhold til trivsel, arbejdsmiljø og forandringer.
”Jeg mødes med souscheferne, TR og AMR mindst fire gange årligt inden vores personalemøde. Så taler vi om, hvordan det går, deler nyt fra faglige kurser og drøfter emner som seniorpolitik, eller hvad vi skal have fokus på i næste APV,” siger Anja Claudia Hoffmann.
- Anja Claudia Hoffmann, apoteker på Sct. Nicolai Apotek, Odense Bellinge Apotek og Rudkøbing Apotek
Sparring er godt
Som øverste chef har Anja Claudia Hoffmann generelt ikke svært ved at afgive ansvar.
”Det er simpelthen nødvendigt,” slår hun fast.
”Jeg kan jo ikke være alle steder hele tiden, så souscheferne er min forlængede arm. De orienterer mig om det meste og altid, hvis der er knaster mellem personalet eller ved ansættelser eller afskedigelser.”
”Men det kan da være svært at give slip nogle gange,” tilføjer hun.
”Jeg har skullet lære, at udfordringer kan løses på mange andre måder end den, der var mit førstevalg. Til gengæld har jeg erfaret, at det er godt at sparre med andre. I dag giver jeg mine souschefer stor frihed under ansvar.”
Anja Claudia Hoffmann har taget ledelseskurser i Danmarks Apotekerforening og sørger for at holde sin kompetencer inden for strategi og ledelse ajour. Hun er også opmærksom på udvikling af personalet, hvor flere for eksempel har været på mentaliseringskursus for at styrke kundebetjeningen.
Julie Valentin mener, at apoteket er en attraktiv karrierevej.
”Rollen som souschef giver mulighed for at kombinere farmaceutisk faglighed med ledelse, strategi og udvikling. Man kan reelt påvirke både arbejdsmiljø, kvalitet og fremtidens apotek. Det er en perfekt rolle for farmaceuter med et ønske om mere ansvar og ledelse og måske en apotekerdrøm i maven.”
Apoteker Anja Claudia Hoffmann har uddelegeret en stor del af den daglige ledelse til koncernens tre souschefer.
Fordelene er:
• Synlig ledelse tæt på medarbejderne i hverdagen sikres
• Struktur i dialogen mellem ledelsesgruppe og tillidsrepræsentanter fremmer trivsel
• Souschefrolle med selvstændigt ledelsesansvar understøtter tiltrækning og fastholdelse af medarbejdere
Koncernchef giver tid til udvikling
Apoteker Lars Kaarill har ansat en koncernchef til at stå for den daglige ledelse af Svendborg Apotek og Faaborg Løve Apotek, Ringe Apotek samt filialerne i Svendborg Øst, Hesselager og Marstal. Virksomhedens organisationsstruktur har frigivet ressourcer til mere strategiarbejde.
Råd til ledelse: Jeg afstemmer forventninger til ønsker og ansvarsområder med nye medarbejdere for at sikre en god start
Jesper Michelsen, som er souschef på København Øresunds Apotek plus tre andre enheder, er begyndt at forventningsafstemme med nye ansatte allerede inden, de starter på apoteket. Til samtalen bruger han inspiration fra ASADA-modellen, som blandt andet fokuserer på, hvad den enkelte medarbejder selv kan gøre for at nå sine mål.
Et godt kvalitetssystem er et ledelsesværktøj, der letter hverdagen
På Haderslev Løve Apotek har de en kvalitetsmanager. Det har resulteret i et helt nyt kvalitetssystem, som ikke bare giver ro i maven, når der kommer inspektion, men som faktisk gør hverdagen lettere for hele apoteket.
Råd til ledelse: Jeg driver apoteket som en teamorganisation
Apoteker Christina Weidemann har siden 2009 kørt Åbybro Apotek og de tre tilhørende filialer som en teamorganisation, hvor hvert team har fuld beslutningskompetence. Det har både resulteret i tilfredse medarbejdere, som oplever at have reel medbestemmelse, og frigivet ressourcer hos apotekeren selv.
