Nyt lønsystem på vej til apotekerne

Apotekernes nuværende lønsystem er fra 2010. Så tiden er løbet fra systemet, der både er forældet og umoderne og samtidig udgør en sikkerhedsrisiko. Derfor bliver det nu skiftet ud med et nyt system, og valget er faldet på KMDs standardsystem (KPC). Det er dog kun lønadministrationen, som kommer til at arbejde i selve lønsystemet, for apotekerne skal arbejde med et personaleadministrativt system, der er tilpasset deres behov.

Ifølge foreningens projektleder Morten Palsbro, der arbejder med at udvikle det nye systemlandskab, vil apotekerne opleve en mere intuitiv brugergrænseflade, ligesom der er bedre hjælpeværktøjer, til eksempelvis ansættelseskontrakter, og bedre muligheder for at trække rapporter, såsom lønstatistik. Desuden skal man kun logge på én gang, hvis man har flere bevillinger.

”Da det nye lønsystem skal kobles op på apotekets skemaplanlægningsmodul, vil det give apotekerne samlet indgang til løn og personale. Man kan kalde det en slags cockpit, hvorfra man kan tilgå forskellige dele. Men også i lønadministrationen i Apotekerforeningen kommer vi til at mærke store forbedringer. Alt det inde bagved, som apotekerne aldrig ser, bliver meget nemmere. Det gælder fx, når vi skal foretage ændringer i systemet, hvor det nuværende system er tungt og besværligt,” siger han.

Brugergruppe skal definere kravene

Systemet er ikke færdigudviklet endnu. Udviklingen foregår sammen med en brugergruppe bestående af 11 apoteker og to souschefer, der er med til at rådgive om de ønsker og krav, der skal stilles til systemet. Planen er, at gruppen tester systemet i starten af 2027, så det kan rulles ud til alle apoteker i løbet af foråret.

En af de apotekere, der blev opfordret til at være med i gruppen, er Jacob Grønne fra Vojens Apotek. Han er glad for at være inviteret med til at præge det nye system, for han mener, det er en kerneledelsesopgave i et apoteks drift. Derfor er det vigtigt, at der er styr på processerne. Og han er tilfreds med, at man har valgt et standardsystem, da det er velgennemprøvet og giver en større tryghed.

”Jeg forventer et mere brugervenligt, intuitivt og selvforklarende system, der giver os mindre manuelt arbejde – både på apoteket og i foreningen. Man undgår at taste ting flere gange, da der arbejdes med integration til andre systemer. Jeg forventer også, at datakvaliteten bliver bedre,” siger han og peger på, at han også har behov for at kunne kontrollere data.

”Desuden forventer jeg høj transparens, så vi på apoteket kan gennemskue, hvad vi siger ja til. Jeg tør ikke lægge mine beslutninger ud til et IT-system alene. Fx var der i det nuværende system en del fejl, da det blev implementeret for mange år siden – og det skulle vi følge op på og få rettet. Det regner jeg ikke med, at vi skal bruge kræfter på, når det nye system er sat i drift.”

Nye rutiner for den lønansvarlige

Det er ifølge Jacob Grønne den lønansvarlige, som skal lære nogle andre rutiner.

”Vi er vant til at blive holdt i hånden og bare få en fælles opkrævning fra lønadministrationen. Nu bliver der mere, der skal håndteres, og det bliver lidt mere kompliceret. Det er jeg spændt på,” siger han og mener, at det kan komme til at tage lidt mere tid. Men til gengæld kan andet blive lettere.

”Jeg er tryg ved, at ansøgninger om refusion stadig håndteres centralt, og at man beholder den kollektive ordning ved barselsrefusion og langtidssygemelding.”

Souschef Noor Yassin fra Aarhus Viby Apotek er også med i brugergruppen, og hun er både skemaansvarlig og lønansvarlig. Hun er helt enig i, at det nye lønsystem vil give en tidsbesparelse og gøre det meget nemmere at køre løn:

”Vi har mange manuelle indtastninger i det nuværende system – blandt andet i forbindelse med de timelønnede medarbejdere og andre administrative opgaver. Jeg håber, at det nye lønsystem kan forenkle processerne og reducere behovet for manuelle registreringer. Jeg er overbevist om, at det vil give en mærkbar effektivisering.”

Hun peger også på, at den brugerrejse, som gruppen har været præsenteret for, tyder på et meget mere overskueligt og brugervenligt system end det nuværende.

”For eksempel vil håndtering af refusioner fra kommunerne blive lettere, ligesom kontakt og indberetninger forventes at blive nemmere. Og hvis vi får mulighed for at tilkøbe en app til håndtering af barselsorlov, bliver hele håndteringen af orlov og tilhørende attester nemmere – både for medarbejdere og den, der skal håndtere det”, siger hun.

”Så alt i alt ser jeg frem til at få et system, der bliver nemmere, mere overskueligt og brugervenligt.”